Kennisdossier: Verantwoorde financiering voor VvE's

Wat de aanleiding voor het verduurzamen van een VvE ook is, het is de start van een reis naar een verbeterd gebouw. Een VvE doorloopt dit proces niet zelfstandig, maar samen met allerlei andere betrokkenen als de gemeente, financier(s), bouwers of installateurs en subsidieverstrekkers. Deze reis kan zomaar meerdere jaren in beslag nemen en kan best complex zijn. Dit kennisdossier geeft inzicht en houvast in dit proces en focust specifiek op het financieringstraject. 

 

Dit kennisdossier is gebaseerd op de Gids grondbeginselen verantwoorde financiering voor VvE’sen de Shortlist van instrumenten voor verantwoorde financiering van VvE’s. Beide publicaties zijn opgesteld door Stroomversnelling.

Dit kennisdossier is relevant voor twee verschillende doelgroepen

Het financieringsproces wordt toegelicht aan de hand van vijf fasen voor het verduurzamen van VvE’s: Verkennen, Plannen maken, Contracteren, Uitvoeren en Gebruik.  Deze vijf fasen lopen parallel aan het algemene proces van de wijkgerichte aanpak (de zes fasen uit de methode van het Wijkkompas). Voor iedere fase is een doel en aanpak omschrijven, gevolgd door een lijst tips en tools. In de meeste gevallen kan een VvE zelfstandig aan de slag met tools, soms is extra kennis of ondersteuning gewenst, te herkennen aan de *. Tot slot is een overzicht met relevante knooppunten uit de 6 fases van het Wijkkompas opgenomen.  

Doel: De VvE (bestuurder/beheerder en leden) bezit voldoende informatie om te kunnen beoordelen of het voor de VvE en haar leden (in ieder geval financieel) interessant kan zijn om over te gaan op het (laten) opstellen van een concreet verduurzamingsplan. 

 

Aanpak: Doe inspiratie op en verkrijg inzicht in de mogelijkheden rondom verduurzaming van de VvE. Breng scenario’s op hoofdlijnen in kaart: variërend van het niet-treffen van maatregelen (en bijbehorende gevolgen en kosten) tot het integraal aanpakken waarmee het VvE complex energieneutraal en/of aardgasvrij kan worden gemaakt: 

· De bewonerswensen: wat zijn de belangrijkste wensen ten aanzien van het gebruik van de individuele woning en het gehele complex? 

· De technische mogelijkheden: wat kan er zoal met de hedendaagse techniek, gegeven de huidige staat van het VvE complex en en wat zijn grofweg de kosten en baten die daarmee gepaard kunnen gaan? 

· De subsidiemogelijkheden: overzicht van bestaande (landelijke) subsidieregelingen waar de VvE gebruik van kan maken, inclusief eventuele voorwaarden waarmee rekening gehouden kan worden.

· De financiële mogelijkheden: welke vormen van financiering zijn beschikbaar voor VvE als geheel c.q. de individuele bewoners en wat is de mogelijke impact op financieringslasten, servicekosten, energielasten, onderhoudskosten en woonlasten (combinatie van voorgaande)?

· Kansen en plannen van buitenaf: onderzoek wat de plannen zijn van de gemeente met betrekking tot de energieinfrastructuur voor de wijk waarin het VvE complex staat. Deze zijn doorgaans vastgelegd in de ‘TransitieVisieWarmte’ of, in vervolg daarop, het ‘Wijk Uitvoerings Plan’ van de gemeente. Als er plannen voor de wijk zijn kan het relevant zijn te kijken hoe hier op aangesloten kan worden om zelf tijd en geld te besparen (bijvoorbeeld onderzoek naar mogelijk alternatief voor aardgas). 

 

 

· Onderzoek welke benodigde kennis aanwezig is binnen de VvE (bijvoorbeeld m.b.t. duurzaamheid, financiering en techniek). Op basis daarvan kan een inschatting worden gemaakt of deze kennis voldoende is om het traject mee te starten of dat het nodig is externe begeleiding in te huren. Wil je een procesbegeleider of andere expert in de arm nemen? Bedenk hoe je deze wilt bekostigen, begrotingen zijn meestal gemaakt voor concrete maatregelen, niet voor ondersteuning.

· Het aanstellen van een duurzaamheidscommissie vanuit leden van de VvE (al dan niet met deelname van een VVE-bestuurslid) kan helpen in de verdere verkenning en het uitwerken van plannen. Eventuele externe begeleiding kan in samenwerking met deze commissie de verkenning uitvoeren. 

· Is de VvE in bezit van verschillende typen eigenaren zoals een woningcorporatie of particuliere verhuurders? Ga dan tijdig met deze eigenaren in gesprek. Bij verduurzaming met verschillende soorten eigenaren kan je namelijk te maken krijgen met verschillen in financiële belangen, kansen en risico’s (waaronder de split-incentive bij de corporatie). Subsidieregelingen zijn ook vaak niet toegelegd op een dergelijke vorm van gemengd bezit.

· Denk bij de scenarioschets op hoofdlijnen aan elementen als: Wat zijn de kosten en consequenties van het verduurzamen van de VvE? Wat zijn de kosten en consequenties (bijv. stijgende energielasten) wanneer er niet verduurzaamd wordt? 

 
Tools: 

Doel: De VvE heeft een plan opgesteld waarmee de VvE verduurzaamd kan worden en er is zekerheid met betrekking tot financiering. Onderdeel van het plan is een uitvraag waarin eisen en wensen omschreven staan waarmee de VvE in fase 3 een aanbieder kan vinden. 

 

Aanpak: De informatie opgehaald in fase 1 wordt aangevuld en omgezet naar een concreet verduurzamingsplan. Denk aan het verzamelen van de volgende concrete informatie:  

· Vertaal bewonerswensen naar functionele prestatie-eisen. Deze zijn voornamelijk belangrijk voor de uitvraag, doordat de prestatie-eisen meetbare criteria zijn waarmee een aanbieder invulling kan geven aan een wens. 

· Onderzoek de mogelijke samenstelling van toe te passen technieken en breng in kaart wat dit kost en dus het benodigde budget is. Hiervoor is het essentieel om vroegtijdig offertes op te vragen, zie hiervoor onderstaand in deze aanpak aanvullende toelichting.  

· Onderzoek de financieringscondities  

· Onderzoek de consequenties voor de splitsingsakte 

· Bereken en geef inzicht in individuele woonlastenprojecties,

 

Om inzicht te krijgen in de kosten van verschillende maatregelen is het nodig om in deze fase offertes op te vragen bij verschillende aanbieders. Dit geeft namelijk inzicht in de kosten van verschillende maatregelen, wat jou als VvE inzicht geeft in de mogelijkheden. Dit geeft input voor de kaders van de uitvraag en welke eisen en wensen een plek kunnen krijgen. 

 

Denk bij het opstellen van de verkennende uitvraag aan het volgende: 

· Vraag integraal uit op prestaties en prestatiegaranties, maar vraag ook uit op maatregelniveau. Dat laatste geeft je inzicht in de kosten van de afzonderlijke maatregelen. Dit geeft ook inzicht in het betalingsritme en tussentijdse oplevering van afzonderlijke maatregelen. 

· Vraag functionele gebouwprestaties uit (energieprestatie, netto warmtevraag, temperatuuroverschrijdingsuren, beschikbaarheid warm water). Er zijn nog relatief weinig partijen die aanbiedingen doen met functionele prestatiegaranties, maar dit geeft wel de mogelijkheid om in latere fases het werk van de uitvoerder te ‘beoordelen’. Worden afspraken en beloftes in de aanbieding nagekomen en behaald in de gebruiksfase van de woning? En wat gebeurt er als dit niet het geval is?

· En: hoe je de selectie gaat doen. (Bijv. leden beoordelen, of we laten de aanbieders toelichten op een ALV) 

 

· Om het plan zo concreet te maken is meestal informatie nodig van gemeente, financier, eventuele subsidieverstrekker en uitvoerders. Ga hiervoor tijdig het gesprek aan. 

· Breng naast de business case ook de woonlastenprognose voor bewoners in kaart. Hier hechten veel bewoners waarde aan. 

· Kijk naar verschillende financieringsopties en kijk hoe gemengde financiering samen kan werken. Denk hierbij aan het gebruik van spaargeld of aan het verhogen van de hypotheek. Kijk ook welke rol het warmtefonds of de bank kan spelen. 

· Om kosten in de uitvraagfase te voorkomen is het aan te raden om op bestekniveau een offerte op te vragen.

Doel: De VvE heeft een of meerdere aanbieders (bouwer/installateur) geselecteerd en er is een contract opgesteld en getekend. De financiering voor de uitvoering is zeker gesteld met de financier(s) door middel van een getekende financieringsovereenkomst. Indien van toepassing is subsidie aangevraagd en verkregen. 

 

Aanpak: Met de uitvraag in de hand kunnen er offertes op worden gevraagd (let op, dit zijn dus andere offertes dan in fase 2). Op basis van de eerste offertes stel je een definitieve uitvraag op. Vraag meerdere offertes op zodat aanbiedingen, maatregelpakketten etc. goed vergeleken kunnen worden. De externe procesbegeleider (als die er is) kan de offertes vanuit zijn expertise beoordelen voordat een beslissing wordt genomen. Ook helpt het om naar ervaringen bij jou in de buurt te kijken, prijzen zijn vaak regiogebonden.  

 

 

Doel: Het pakket van verduurzamingsmaatregelen is uitgevoerd. Er zijn oplevertoetsen gedaan, de laatste betaling is naar de uitvoerder overgemaakt en de laatste subsidie is volledig uitgekeerd. Bewoners van de VvE kunnen van de nieuwe (gegarandeerde) woningprestaties gaan genieten. 

 

Aanpak: In deze fase staat de kwaliteitsborging centraal, b.v. aan de hand van tussentijdse toetsing op deelprestaties, en wordt het beschikbare investeringsbudget in delen uitbetaald aan de uitvoerder(s). De kwaliteitsborging is van essentieel belang om gevolgen van niet volledig succesvolle afronding (b.v. in geval van tussentijds faillissement van de uitvoerder) voor de VvE en haar leden beheersbaar te krijgen. Niet in de laatste plaats omdat bijvoorbeeld (een deel van de) toegezegde subsidies teruggevorderd kunnen worden, bij achterblijvende prestaties van de verduurzaming en hogere energielasten het gevolg kunnen zijn van tegenvallende prestaties. Ook de gemeente speelt in deze fase (of aan het eind ervan) een rol als het gaat om de toetsing van het gerealiseerde aan de vergunningsvereisten, los van eventuele lokale subsidies. 

 

De betrokkenheid van de financier beperkt zich in deze fase meestal tot de afhandeling van betalingen vanuit het bouwdepot op basis van aangeleverde facturen. Controle op geleverde prestaties worden daarbij niet gedaan. Na deze fase is ook geen verdere betrokkenheid anders dan de inning van de aflossing en rente.

 

 

Doel: Bewoners ervaren de nieuwe woningprestaties en bijbehorende nieuwe woonlasten. Mee- of tegenvallende prestaties kunnen, mits goed vastgelegd in het contract, doorvertaald worden naar eventuele vervolgactiviteiten door de uitvoerder. Bewoners krijgen inzicht in de invloed van hun eigen gedrag op de prestaties en leren het maximale te halen uit het gebouw en haar installaties. 

 

Aanpak: Een goed onderhoudsprotocol (mogelijk vastgelegd in een onderhoudscontract) en monitoringssysteem leggen het verloop en de belangrijkste prestaties van de woning vast. Dit wordt teruggekoppeld aan de bewoners. 

 

Als het goed is eindigt deze fase pas aan het eind van de technische levensduur van het (gehele of een deel van het) pakket van getroffen maatregelen, wat kan overeenkomen met de vastgelegde garantieperiode (welke overigens in standaardcontracten vaak aanzienlijk korter is dan de technische levensduur). Voor de financier eindigt deze fase aan het eind van de overeengekomen aflossingsperiode (welke in de regel korter is dan de technische levensduur van de getroffen maatregelen). 

 

 

Het doel van dit kennisdossier is om - zo laagdrempelig mogelijk - handelingsperspectief bieden aan VvE’s (beheerders, bestuurders en leden) en andere betrokkenen, zoals projectleiders in de wijkaanpak. Om die reden zijn instrumenten waar alleen tegen betaling gebruik van kan worden gemaakt, buiten beschouwing gelaten. 

 

De tools (met bijbehorende links) waren op het moment van publicatie (1-3-2022) vrij beschikbaar. De instrumenten zijn in beheer van verschillende organisaties, wat betekent dat ze in de loop van de tijd kunnen veranderen of zelfs geheel kunnen verdwijnen. Hoewel, bij de samenstelling van de lijst, de juiste werking van de tools zo goed mogelijk is getoetst, kunnen geen garanties worden gegeven omtrent de juistheid van de uitkomsten bij het gebruik ervan door u, uw medewerkers of externe procesbegeleiders die ze inzetten.