Afspraken met geselecteerde aanbieders vastleggen

De afspraken met verschillende marktpartijen en aanbieders liggen contractueel vast. Daarnaast is er aan het onderlinge vertrouwen tussen de gemeente en aanbieders gewerkt, waardoor tussentijdse aanpassingen makkelijker worden gemaakt. 

• Het projectteam is verantwoordelijk voor het contact en het vastleggen van de afspraken met de verschillende aanbieders. 

• Als bepaalde aanbieders vooral met een bepaalde partij moeten samenwerken, zoals de netbeheerder of woningcorporatie, zijn die partijen verantwoordelijk om structureel overleg te plannen. 

1. Onderhandelen over de inschrijvingen

Uit de marktuitvragen zijn de meest geschikte partijen voor het renovatieconcept en het warmte-alternatief geselecteerd. Het kan echter zijn dat er nog aanpassingen moeten worden gedaan aan het aanbod, om het volledig te laten passen bij de situatie en de wensen van het projectteam. In dat geval organiseert het projectteam een gesprek met de aanbieders om de details van de aanbieding door te spreken en eventueel te onderhandelen. Let bij de onderhandelingen op de afspraken die worden gemaakt over de prijs. Uiteindelijk is de gemeente verantwoordelijk voor een geslaagd project dat binnen de planning en het budget is uitgevoerd. Door op dit punt goede afspraken te maken over de prijs en onverwachte prijsstijgingen, voorkom je latere problemen met het budget.  

2. Scenario’s voor het traject opstellen

Om de verschillende werkzaamheden van de realisatiefase zo goed mogelijk af te stemmen, is structureel overleg tussen verschillende uitvoerende partijen en het projectteam nodig. Hiervoor maak je in het knooppunt ‘Uitvoeringsplanning afstemmen’ (fase 6) afspraken. In dit gezamenlijke overleg stel je met alle partijen scenario’s op voor het traject. Door een gezamenlijk beeld te hebben van de verschillende stappen en de verschillende tijdlijnen die lopen, wordt namelijk ook duidelijker waar knelpunten liggen en waar extra aandacht vereist is. De scenario’s stel je als volgt op:

• Bedenk met elkaar welke risico’s, aandachtspunten en mitigatiestrategieën er zijn voor het proces. Werk deze uit tot verschillende scenario’s. 

• Maak in de scenario’s ook de onderlinge afhankelijkheden duidelijk. Bijvoorbeeld: Zijn bij de netbeheerder de vergunningen niet op tijd rond? Dan loopt de partij die de woningen aansluit ook vertraging op.  

• Het doel van de scenario’s is om gezamenlijk een (ideaal) beeld te hebben van het verloop van de realisatiefase en de manier waarop er wordt omgegaan met tegenslagen. 

3. Procesafspraken maken en vastleggen 

Het projectteam gaat nu opnieuw met iedere uitvoerende partij aan tafel om op basis van de verschillende uitvoeringsscenario's procesafspraken te maken. Denk bijvoorbeeld aan: 

• Wie communiceert met de bewoners? De uitvoerende partij, de gemeente of een tussenpartij? 

• Wat hebben we van elkaar nodig, op welke momenten? 

• Hoe kunnen we vertraging aan jullie kant op lossen? 

• Wie draait op voor kosten die hoger uitvallen dan begroot? 

Leg de afspraken vast in een overeenkomst. 

4. Gevolgen procesafspraken naar bewoners 

De gevolgen van de procesafspraken moeten vertaald worden naar gevolgen voor bewoners en belanghebbenden in de wijk. Communiceer naar de bewoners wat ze kunnen verwachten en waar ze terecht kunnen voor vragen. Zorg dat de drempel om contact op te nemen zo laag mogelijk is en dat de hulp vervolgens effectief is. De beste oplossing hangt af van de wijk en hoeveel verschillende aanbieders er zijn. Wil je een contactpunt dat altijd doorverwijst naar de juiste aanbieder of wil je losse gegevens per aanbieder verspreiden? Zorg ook dat bewoners de contactinformatie makkelijk kunnen vinden en ophangen, bijvoorbeeld aan de binnenkant van de meterkast. Neem de informatie op in de gemeentegids en het informatiepakket voor nieuwe inwoners. 

• Spreek vooraf bindende arbitrage af, bijvoorbeeld in de overeenkomst over het serviceniveau. Maak bijvoorbeeld gebruik van de door Stroomversnelling ontwikkelde Modelovereenkomst voor afnames. In deze overeenkomst staan standaard afspraken tussen afnemer (vastgoedeigenaar) en aanbieder - bouwer/ installateur - over nazorg en diensten.

• Vergeet de expertise rondom bewonerservaringen van aanbieders zelf niet. Aanbieders zijn waarschijnlijk bereid en heel geschikt om mee te denken over de communicatie richting bewoners gedurende de realisatie. Zeker wanneer er onderlinge afhankelijkheden zijn.