Aanbieders selecteren voor de renovatie van gebouwen
Nu de renovatieconcepten zijn vastgelegd en vastgoedeigenaren hebben besloten of en op welke manier zij hun bezit willen verduurzamen, is het tijd om over te gaan op de uitvoering. Er moet een partij worden geselecteerd die de renovatie en verduurzaming van de gebouwen gaat coördineren en uitvoeren. De uitvraag daarvoor is al eerder opgesteld. Als de uitvraag nog niet gepubliceerd is, gebeurt dat nu. Daarna wordt de aanbieder met het beste aanbod geselecteerd.
Resultaat
Een contract met een partij (of een consortium) die de gebouwen in de wijk gaat renoveren.
Wie doet wat
Het projectteam zorgt dat de aanbestedingsprocedure eerlijk verloopt en is eindverantwoordelijk voor het selecteren van de aanbieder.
De gemeente kan de regierol nemen, maar dat kan ook de woningcorporatie zijn, als die veel bezit heeft in de wijk.
De geselecteerde aanbieder en de gemeente en/of woningcorporatie maken de procesafspraken over de uitvoering en leggen deze vast.
Activiteiten
1. Publiceer de uitvraag
Eerder is de marktuitvraag al opgesteld, waarin de eisen en voorkeuren voor de uitvoering zijn meegenomen. Is de uitvraag nog niet gepubliceerd? Doe dit dan nu.
Het projectteam houdt daarbij rekening met de wensen en punten die al eerder uit het marktonderzoek naar boven kwamen. Hoe lang hebben de meeste partijen bijvoorbeeld nodig om te reageren op zo’n uitvraag?
Het projectteam vraagt regelmatig bij de gemeente of woningcorporatie hoe het ervoor staat met de aanmeldingen. Op die manier kan er indien nodig bijgesteld worden en kunnen de aanmeldingen tijdens de reactietijd al verwerkt worden, zodat de selectie vlot kan verlopen.
2. Selecteer de aanbieder(s)
Op basis van de criteria die zijn meegenomen in de uitvraag, beoordeelt het projectteam de aanbiedingen. Houd daarbij ook rekening met de afspraken die in het projectteam zijn gemaakt over het keuzeproces zelf. Anders dan bij de aanbieder van het warmte-alternatief is het voor de renovatie van gebouwen logisch om meerdere partijen te selecteren.
De renovatie van gebouwen kan relatief lang duren, waardoor het selecteren van meerdere aanbieders de verduurzaming van de wijk kan versnellen.
Er zijn veel verschillende soorten gebouwen in een wijk. Mogelijk zijn bepaalde aanbieders gespecialiseerd in oude gebouwen, terwijl andere zich richten op woningcorporaties of utiliteitsbouw.
Voor bewoners en gebouweigenaren is het aantrekkelijk om keuzevrijheid te hebben. Je kunt ervoor kiezen om een pool van aannemers te selecteren die bepaalde renovaties aanbieden. Bewoners kunnen dan zelf kiezen welke renovaties zij willen laten doorvoeren, op welk moment en door wie.
3. Nazorg
Het projectteam laat de winnende partij(en) weten dat zij geselecteerd zijn. Er moeten waarschijnlijk nog aanpassingen gedaan worden ten opzichte van de inschrijving. De onderhandelingen daarover en het vastleggen van de afspraken volgt.
Laat eerst de andere aanbieders weten dat zij het niet zijn geworden inclusief een transparante terugkoppeling.
De belanghebbenden in de wijk worden geïnformeerd over de keuze en de totstandkoming van de keuze. Idealiter worden de gevolgen per doelgroep daar ook direct al in meegenomen.
Tips
- Creëer een basis voor wederzijds vertrouwen in de realisatiefase. Er moeten waarschijnlijk nog aanpassingen gedaan worden ten opzichte van de inschrijving. Daar moet je in overleg uit kunnen komen
- Maak aan andere inschrijvende partijen goed duidelijk waarom deze keuze gemaakt is, zodat vertragende procedures kunnen worden voorkomen