Marktuitvraag voor renovaties opstellen

• Marktpartijen consulteren om strategieën te toetsen | Fase 3

• Renovatieconcepten voor gebouwen bepalen | Fase 4

• Marktuitvraag opstellen voor het warmte alternatief | Fase 4

Er is een marktuitvraag voor het renoveren van de gebouwen in de wijk opgesteld. Op basis hiervan kan (in fase 5) de meest passende aanbieder worden geselecteerd.

1. Bepaal als gemeente welke rol je neemt bij het aanbieden van een renovatieconcept 

De gemeente is geen aannemer of installateur. Het zal dus niet de gemeente zelf zijn die een verbouwing in de woning gaat uitvoeren. Er zijn verschillende rollen die de gemeente kan aannemen bij het aanbieden van een renovatieconcept:

• Randvoorwaardelijk. De gemeente kan randvoorwaarden schetsen waaraan een concept moet voldoen en het verder overlaten aan de woningeigenaar en marktpartijen om hier invulling aan te geven. 

• Faciliterend. De gemeente kan als facilitator optreden voor marktpartijen om in contact te komen met woningeigenaren of andersom of als facilitator voor bewoners om contact te krijgen met marktpartijen.

• Tussenpersoon. De gemeente kan als tussenpersoon optreden  waarbij de gemeente dienst doet als een soort front office voor marktpartijen door actief concepten aan te bieden aan bewoners.

• Vertegenwoordiger. Andersom kan de gemeente optreden als vertegenwoordiger van de bewoners en voor bewoners onderhandelingen voeren met marktpartijen.

Maak een bewuste keuze welke rol wél en niet passend is voor de situatie en jouw gemeente. 

2. Ga de wetgeving, gunningsvoorwaarden en criteria na

• De gemeente is verplicht te werken met aanbestedingen. Het projectteam gaat allereerst na wat de gunningscriteria zijn. 

• Ga daarna opnieuw de lijst langs uit het knooppunt ‘Marktpartijen consulteren om strategieën te toetsen’ uit fase 3. Zijn de gunningsvoorwaarden nog up-to-date? Verander en concretiseer indien nodig. 

• Ga ook na met welke wetgeving - bijvoorbeeld op het gebied van natuurbescherming en de Aanbestedingswet - rekening gehouden moet worden in de uitvraag. 

3. Verzeker een betrouwbaar aanbod 

Om de onafhankelijke positie van gemeenten in stand te houden, moet een gemeente geen financiële belangen hebben of lijken te hebben bij een bepaalde technische verduurzamingsoptie. Het kan daarom helpen om een duidelijk onderscheid te maken tussen advies en de technische uitvoering.

• Het advies gaat alleen over een uitgewerkt plan voor de verduurzaming van de woning.

• De uitvoering wordt gedaan door een aannemer.

Door deze twee los van elkaar te koppelen, kan het advies volledig worden afgestemd op de wensen en belangen van de bewoners zonder rekening te houden met de belangen van bijvoorbeeld een aannemer.

4. Stel (gezamenlijk) de uitvraag op 

Voordat de uitvraag wordt opgesteld, moet duidelijk zijn wat de wensen van bewoners en gebouweigenaren zijn. Is dit genoeg in kaart gebracht? Zo niet, ga terug naar het knooppunt ‘Renovatieconcepten bepalen’ uit fase 4. In dat knooppunt is ook bepaald wat uitgevraagd moet worden. In dit knooppunt wordt dat vervolgens vertaald naar een uitvraag.

Houd bij het opstellen van de uitvraag met de volgende zaken rekening: 

• Vraag functioneel uit. Dit doe je door te omschrijven welk ‘probleem’ opgelost moet worden en aan welke voorwaarden/prestaties de oplossing moet voldoen. Hiermee bied je ruimte aan innovatieve oplossingen. Je kunt dit doen door te zoeken naar een ontwikkelpartner in plaats van een opdrachtnemer, waardoor de flexibiliteit gedurende het traject geborgen wordt. 

• Vraag uit op Total Cost of Ownership (TCO). Door niet de hoogte van investeringen, maar de kosten gedurende de gehele levensduur te vergelijken, komen duurzame oplossingen beter uit de verf én kun je een realistische inschatting van de totale kosten maken.

• Geef genoeg tijd voor de realisatiefase. In een krappe arbeidsmarkt hebben marktpartijen belang bij een ruime periode om te realiseren; dit heeft een drukkend effect op de prijs. Wanneer aanbieders langer de tijd krijgen voor realisatie, kunnen zij voordeliger inschrijven.

• Neem te koppelen opgaven mee. Door de opgaven in de wensen van de uitvraag mee te nemen zullen de inschrijvers - of sommigen van hen - de extra opgaven meenemen in het aanbod. Door niet te specifiek te sturen op de uitwerking komen de inschrijvers mogelijk met innovatieve oplossingen.

5. Richt de selectieprocedure in

Voordat de uitvraag uitgezet wordt, moet voor alle betrokkenen duidelijk zijn hoe het keuzeproces eruitziet. Op basis van bovenstaande aandachtspunten ontstaat waarschijnlijk al een lijst van criteria waarop de keuze gemaakt gaat worden. Overleg daarnaast of er andere criteria zijn en hoe zwaar de verschillende criteria wegen. 

Vervolgens moeten er ook afspraken worden gemaakt binnen het projectteam over het maken van de keuze en het inrichten van de selectieprocedure: 

• Wanneer wordt de keuze gemaakt? 

• Hoe vaak wordt gesproken met de verschillende aanbieders en wie voeren de gesprekken? 

• Hoe wordt er gestemd en wie zijn daarbij? 

• Heeft iedereen een even zware stem? Of heeft bijvoorbeeld de woningcorporatie met 70% bezit de doorslaggevende keuze? 

• Bekijk de mogelijkheden om deze uitvraag te combineren met het knooppunt 'Marktuitvraag opstellen voor het warmte alternatief'. Het kan voordelig zijn voor particuliere woningeigenaren om mee te doen met de verduurzaming van huurwoningen in dezelfde straat of hetzelfde complex. 

• Je kunt partijen stimuleren om samen in te schrijven. Op die manier kunnen zij krachten bundelen en mogelijk een beter aanbod doen. 

• In de marktuitvraag kun je allerlei eisen stellen om duurzaamheid te bevorderen. Denk aan het beperken van afval en het inkopen en hergebruiken van materialen. Of vraag expliciet naar innovatieve oplossingen.

• Inspiratie nodig voor innovatieve renovatieconcepten? Op deze pagina staan er heel veel op een rij.

• Nieuwe vormen van aanbesteden en werken