Marktuitvraag voor het warmte alternatief opstellen

• Marktpartijen consulteren om strategieën te toetsen | Fase 3

• Warmte alternatief kiezen | Fase 4

• Nieuwe energielevering bepalen | Fase 4

Er is een marktuitvraag opgesteld op basis van eerder bedachte criteria. Op basis hiervan kan (in fase 5) de meest passende aanbieder worden geselecteerd.

• Het projectteam stelt de marktuitvraag op, houdt de inschrijvingen bij en staat klaar om vragen te beantwoorden. 

• Indien van toepassing gaat dit in samenspraak met het warmtebedrijf en/of de energiecoöperatie. 

1. Ga de wetgeving, gunningsvoorwaarden en criteria na

• De gemeente is verplicht te werken met aanbestedingen. Ga na wat de gunningscriteria zijn. 

• Ga daarna opnieuw de lijst uit het knooppunt ‘Marktpartijen consulteren om strategieën te toetsen’ uit fase 3 langs. Zijn de gunningsvoorwaarden nog up-to-date? Verander en concretiseer als dat nodig is. 

• Ga ook na met welke wetgeving - bijvoorbeeld op het gebied van natuurbescherming en warmtenetten - rekening gehouden moet worden in de uitvraag. 

2. Stel (gezamenlijk) de uitvraag op 

Het projectteam neemt de regie bij het opstellen van de uitvraag. Belanghebbenden zoals een energiecoöperatie of warmtebedrijf worden in passende mate betrokken.

Houd bij het opstellen van de uitvraag rekening met de volgende zaken: 

• Wees inclusief. Door aanbestedingseisen kan het zijn dat kleinere of jonge bedrijven nog niet voldoen aan de eisen rondom ervaring. Wees hier als projectteam op bedacht en maak onderscheid tussen harde eisen en pluspunten in de uitvraag. 

• Vraag functioneel uit. Dit doe je door te omschrijven welk ‘probleem’ opgelost moet worden en aan welke voorwaarden/prestaties de oplossing moet voldoen. Hiermee bied je ruimte aan innovatieve oplossingen. Je kunt dit doen door te zoeken naar een ontwikkelpartner in plaats van een opdrachtnemer, waardoor de flexibiliteit gedurende het traject geborgen wordt. 

• Vraag uit op Total Cost of Ownership (TCO). Door niet de hoogte van investeringen maar de kosten gedurende de gehele levensduur te vergelijken, komen duurzame oplossingen beter uit de verf én kun je een realistische inschatting van de totale kosten maken.

• Geef genoeg tijd voor de realisatiefase. In een krappe arbeidsmarkt hebben marktpartijen belang bij een ruime periode om te realiseren. Dit heeft een drukkend effect op de prijs. Wanneer aanbieders langer de tijd krijgen voor realisatie, kunnen zij voordeliger inschrijven.

• Neem te koppelen opgaven mee. Door de opgaven in de wensen van de uitvraag mee te nemen zullen de inschrijvers - of sommigen van hen - de extra opgaven meenemen in het aanbod. Door niet te specifiek te sturen op de uitwerking komen de inschrijvers mogelijk met innovatieve oplossingen. Denk bijvoorbeeld aan circulariteit, innovatieve oplossingen en biodiversiteit. 

3. Richt de selectieprocedure in

Voordat de uitvraag uitgezet wordt, moet voor alle betrokkenen duidelijk zijn hoe het keuzeproces eruitziet. Op basis van bovenstaande aandachtspunten ontstaat waarschijnlijk al een duidelijke lijst van criteria waarop de keuze gemaakt gaat worden. Overleg daarnaast of er verdere criteria zijn en hoe zwaar de verschillende criteria wegen.

Vervolgens maak je afspraken binnen het projectteam over het maken van de keuze en het inrichten van de selectieprocedure: 

• Wanneer wordt de keuze gemaakt? 

• Hoe vaak wordt gesproken met de verschillende aanbieders en wie voeren de gesprekken? 

• Hoe wordt er gestemd en wie zijn daarbij? 

• Heeft iedereen een even zware stem? Of heeft bijvoorbeeld de woningcorporatie met 70% bezit de doorslaggevende keuze? 

• Ga na wie binnen de gemeente veel ervaring heeft met het opstellen van gunningscriteria en aanbestedingen. Vraag diegene mee te denken en om de uitvraag een keer na te lopen voordat het gepubliceerd wordt. 

• Marktpartijen prijzen risico’s in. Zorg dus dat je deze niet onnodig bij hen neerlegt. 

• Je kunt partijen stimuleren om samen in te schrijven. Op die manier kunnen zij krachten bundelen en mogelijk een beter aanbod doen. 

• Pianoo is een organisatie die gespecialiseerd is in aanbestedingen. Op hun website vind je verschillende manieren om aan te besteden en dingen waar je op moet letten. 

• Beauty contest voor coöperatie warmtenet Oost-Wageningen