Aanbieder selecteren voor het gekozen warmte alternatief
Nu het warmte alternatief gekozen is en duidelijk is welke veranderingen er doorgevoerd zullen worden in de wijk, is het tijd om over te gaan op de uitvoering. Er moet een partij worden geselecteerd die de wijk gaat aansluiten op het warmte alternatief. De marktuitvraag is al eerder opgesteld. Als de uitvraag nog niet gepubliceerd is, gebeurt dat nu. Daarna wordt de aanbieder met het beste aanbod geselecteerd.
Resultaat
Een afspraak met een partij (of een consortium) die de wijk op het gekozen warmte alternatief zal aansluiten.
Wie doet wat
Het projectteam zorgt dat de aanbestedingsprocedure eerlijk verloopt en is eindverantwoordelijk voor het selecteren van de aanbieder.
De gemeente heeft daarbij de regierol.
De geselecteerde aanbieder en de gemeente en mogelijk de woningcorporatie en netbeheerder maken de procesafspraken over de uitvoering en leggen deze vast.
Activiteiten
1. Publiceer de uitvraag
Eerder is de marktuitvraag al opgesteld, waarin de eisen en voorkeuren voor de uitvoering zijn meegenomen. Heb je de uitvraag nog niet gepubliceerd en verspreid? Doe dit dan nu.
Het projectteam houdt daarbij rekening met de wensen en punten die al eerder uit de marktconsultatie naar boven kwamen. Hoe lang hebben de meeste partijen bijvoorbeeld nodig om te reageren op zo’n uitvraag?
Het projectteam vraagt regelmatig bij de gemeente op hoe het ervoor staat met de aanmeldingen. Op die manier kan er indien nodig bijgesteld worden en kunnen de aanmeldingen tijdens de reactietijd al verwerkt worden, zodat de selectie vlot kan verlopen.
2. Selecteer de aanbieder
Op basis van de criteria die zijn meegenomen in de uitvraag gaat het projectteam de aanbiedingen beoordelen. Houd daarbij ook rekening met de afspraken die in het projectteam zijn gemaakt over het keuzeproces zelf. Er zijn drie scenario’s mogelijk:
Er is duidelijk een winnaar. Benader de partij en zorg dat de afspraken en tijdslijn zo snel mogelijk vast liggen.
Er zijn meerdere partijen geschikt. Als de keuze moeilijk te maken is op basis van de indieningen is het verstandig om met de meest geschikte partijen het gesprek aan te gaan. Mogelijk blijkt daaruit dat een partij een stuk eerder kan beginnen of kan een partij een extra goed aanbod doen.
Er zijn geen geschikte partijen. Consulteer in dat geval de aanbestedingsspecialist bij de gemeente. Wat zijn de gebruikelijke procedures en wat is nu de beste optie? De uitvraag verbreden, minder eisen opnemen of langer open zetten?
3. Nazorg
Het projectteam laat de winnende partij(en) weten dat zij geselecteerd zijn. Er moeten waarschijnlijk nog aanpassingen gedaan worden ten opzichte van de inschrijving. De onderhandelingen daarover en het vastleggen van de afspraken volgt.
Laat eerst de andere aanbieders weten dat zij het niet zijn geworden, inclusief een transparante terugkoppeling van de beoordeling.
De belanghebbenden in de wijk worden geïnformeerd over de keuze en de totstandkoming van de keuze. Idealiter worden de gevolgen per doelgroep daar ook direct al in meegenomen.
Tips
Als er meerdere geschikte aanbieders zijn kan het projectteam ook informeren bij andere projectteam of buurgemeenten naar eerdere ervaringen met de partijen. Mogelijk maken die inzichten de keuze makkelijker.
Uit de praktijk
Open warmtenet met de provincie als aandeelhouder.
Gemeente Katwijk verhuurt het warmtenet