Inloggen
Knooppunt

Afspraken maken over het besluitvormingsproces

In de komende fases moeten veel keuzes gemaakt worden. Denk aan de keuze voor het warmte alternatief, de organisatievorm en financieringsconstructies. Het liefst wil je nu al afspraken maken over dat besluitvormingsproces. Wie beslist wat en op welk moment? Hoe consulteren we elkaar en op basis waarvan beslissen we dan? Door nu al duidelijke afspraken te maken, kun je je straks volledig op de inhoud richten. 

Resultaat

Je hebt duidelijke afspraken gemaakt over het besluitvormingsproces. Dit bepaalt hoe je in fase 4 keuzes maakt.

Wie doet wat

  • Het projectteam organiseert het proces.

  • Alle belanghebbenden - waaronder de gemeente, woningcorporatie, netbeheerderen het bewonersinitiatief - zorgen voor goede afstemming met hun eigen organisaties, zodat de afspraken die gemaakt worden ook door die organisaties worden gedragen.

Activiteiten

1. Bepaal samen de spelregels en maak ruimte voor alle belangen 

Nodig de belanghebbenden uit voor een bijeenkomst en bepaal allereerst samen de spelregels voor dit gesprek. Bijvoorbeeld: "we onderhandelen nooit terug" of “we zijn nieuwsgierig naar de wijsheid van de minderheid". Nodig vervolgens alle aanwezigen uit om de eigen belangen uit te spreken. Dit gaat om zowel zakelijke als persoonlijke belangen.

  • Kan iedereen bijvoorbeeld altijd uitpraten? Komen de mensen die minder makkelijk het woord nemen ook aan bod? 

  • Check regelmatig of iedereen elkaars uitgesproken belangen goed begrijpt. Het uitspreken van belangen voorkomt ‘invullen voor een ander’ en discussie op basis van aannames.

2. Maak een tijdspad voor belangrijke beslismomenten

Bedenk samen welke belangrijke beslissingen worden genomen in de volgende fases en maak er een tijdspad van. Kies een manier van vastleggen die voor jullie werkt. Je kunt het bijvoorbeeld visueel weergeven door mee te tekenen op een white board, maar je kunt het ook in een document of excel bijhouden.

3. Maak afspraken voor ieder beslismoment 

Ga per beslismoment na:

  • Is dit één beslissing, of zijn er verschillende deelbeslissingen te nemen?

  • Wie kan hierover beslissen?

  • Op basis waarvan wordt er besloten?

  • Hoe consulteert de beslisser de andere belanghebbenden?

  • Hoe houden jullie elkaar op de hoogte over de beslismomenten?

Tips

  • Maak afspraken over verslaglegging voordat er over keuzes gesproken wordt.

  • Zorg dat iedereen expliciet commitment uitspreekt over de afspraken.

Verdieping

Privacystatement