Ambities en belangen van projectteamleden inventariseren

• Samenwerking projectteam formaliseren | Fase 1

Aan het eind van dit knooppunt is voor iedereen duidelijk wat de ambities en belangen van de deelnemende organisaties en individuen in het projectteam zijn.

• De projectleider bereidt de gesprekken met belanghebbenden voor.

• De projectteamleden delen de eigen ambities en belangen met de rest van het projectteam.

1. Bereid de gesprekken voor

Bereid als projectleider de gesprekken voor over ambities voor de wijk en belangen in het proces. Zorg dat er tijdens dit gesprek voldoende tijd is om elkaar te leren kennen en eventuele verschillende belangen en daarmee gepaard gaande risico’s worden besproken. 

2. Bespreek de ambities en belangen per organisatie en per individu

Bespreek allereerst de ambities en belangen per organisatie. Wat wil iedere organisatie bereiken en wat vindt ze belangrijk? Besteed ook aandacht aan de ‘zachte kant’ van projectmanagement: waar zitten de drijfveren van de projectteamleden, waar willen ze zich voor inzetten? Deze persoonlijke ambities hoeven niet altijd precies te passen bij de ambities van de organisatie die zij representeren, maar hebben wel invloed op de samenwerking. 

3. Geef ruimte voor verschillende perspectieven 

De transitie naar een aardgasvrije wijk vraagt om kennis en ervaring vanuit diverse disciplines, zoals communicatie, techniek, beleidsvorming, juridisch, financieel en projectleiding. Het leren kennen van elkaar en elkaars achtergrond is een aandachtspunt, want in een multidisciplinaire samenwerking is het niet altijd vanzelfsprekend dat men dezelfde taal spreekt. Door verschillende perspectieven te verenigen kun je als projectteam tot een passende aanpak voor jouw wijk komen. Dat vraagt van alle leden van het projectteam dat ze openstaan voor het delen van hun eigen perspectief en bereid zijn om daarover met elkaar in gesprek te gaan.  Neem de tijd om elkaar te leren kennen en maak duidelijke werkafspraken. 

4. Maak afspraken over het gezamenlijke dragen van het risico

Maak afspraken over het dragen van het risico. Door gezamenlijk het risico te dragen - bijvoorbeeld doordat de ontwerpende partijen ook verantwoordelijk te maken bij de exploitatiefase - maak je iedereen verantwoordelijk voor eventuele fouten tijdens het project. Hierdoor worden goede communicatie, samenwerking en betrokkenheid bij het project in  ieders belang, wat de kwaliteit ten goede komt.

• Een transparant en open gesprek vraagt om een veilige omgeving. Zorg daarom voor een locatie met voldoende privacy, neem voldoende tijd voor het gesprek en werk aan een sfeer waarin mensen zich durven uit te spreken.