Samenwerking projectteam formaliseren
Om een basis te leggen voor een stabiele langdurige samenwerking in de wijkaanpak, wordt een projectteam samengesteld. Het team bestaat uit mensen van de gemeente en verschillende belanghebbenden van de wijk, zoals woningcorporaties en bewonersinitiatieven. De samenstelling van het projectteam kan tijdens het traject veranderen. Goede afspraken vormen de basis voor een prettige samenwerking. Daarom wil je als projectteam goede afspraken maken en vastleggen. Dit kun je bijvoorbeeld doen in de vorm van een samenwerkingsovereenkomst, een intentieverklaring of een manifest.
Resultaat
Na dit knooppunt is het projectteam officieel samengesteld en is de samenwerkingsvorm tussen de belanghebbenden helder en formeel vastgelegd. Het is duidelijk hoe, waar en wanneer overleg plaatsvindt en op welke manier besluiten worden genomen.
Wie doet wat
De trekker(s) van de wijkaanpak stelt het projectteam samen en zorgt voor een eerlijke vertegenwoordiging van verschillende belanghebbenden. Bij voorkeur wordt (een van) de trekker(s) projectleider van het projectteam.
Het projectteam formaliseert de samenwerking door verantwoordelijkheden en afspraken vast te leggen met alle betrokken partijen.
Activiteiten
1. Stel in overleg met de belanghebbenden het projectteam samen
Het is belangrijk dat je een duidelijk beeld hebt van de belanghebbenden in de wijk. Nadat je alle belanghebbenden hebt gesproken en de samenwerking hebt opgestart, kun je met ze in gesprek over hun rol in de wijkaanpak. Vraag per belanghebbende organisatie of ze deel willen uitmaken van het projectteam, en zo ja, wie dat vanuit de organisatie wordt.
Leg uit dat leden van het projectteam meebeslissen over de strategie, planning en uitvoering. Belanghebbenden kunnen daarmee een actieve rol innemen in het verduurzamen van de wijk.
2. Bepaal de rollen, taken en verantwoordelijkheden van de projectteamleden
Bespreek met alle organisaties die deel uitmaken van het projectteam welke rollen en taken zij op zich kunnen en willen nemen. Houd hierbij ook rekening met de beschikbare capaciteit van de verschillende organisaties. Leg vervolgens vast welk mandaat het projectteam heeft en waar de verantwoordelijkheden juist overgaan naar anderen. Zo zijn woningcorporaties bijvoorbeeld verantwoordelijk voor het contact met de eigen huurders.
Stel in dit proces ook de vraag ‘wie zit er nu niet aan tafel, maar is wel belangrijk?’. Denk hierbij aan actieve buurtgroepen, toekomstige bewoners en toekomstige generaties. Bespreek hoe je deze groepen een stem kan geven in het projectteam.
Zorg dat alle betrokken partijen in een vroeg stadium de verwachtingen uitspreken. Goed luisteren naar elkaars verwachtingen en erop doorvragen helpt om een gezamenlijk doel en ambitie te kunnen formuleren. Door dit vroeg in het proces te doen voorkom je teleurstellingen tijdens of na afloop van het project. Belangrijk hierbij is om open en transparant naar elkaar te zijn en te werken aan wederzijds vertrouwen.
3. Maak werkafspraken
Maak vervolgens werkafspraken met het projectteam. Denk aan:
Hoe vaak jullie samenkomen en waar. Plan de vergaderingen op een locatie in de wijk zelf, bijvoorbeeld in een buurthuis. Dit zorgt ervoor dat je meer in verbinding staat met de wijk.
De rol, taken en inzet in de vorm van uren per week per persoon.
Welke online omgeving jullie gebruiken voor bestandsuitwisseling.
Hoe ieder projectteamlid de eigen organisatie betrekt.
Bespreek hoe en wanneer jullie de gemaakte afspraken evalueert.
3. Leg de afspraken vast
Vat de rollen, taken, verantwoordelijkheden en werkafspraken samen in een document. Denk aan een samenwerkingsovereenkomst, een intentieverklaring of een manifest. Laat deze afspraken ondertekenen door de bestuurders van de betrokken organisaties.
Tips
Begin liever met een kleine groep enthousiastelingen dan met veel partijen die niet echt gemotiveerd zijn.
Je kunt als projectteam ook vergaderen in de wijk, bijvoorbeeld in het buurthuis.
Besteed aandacht aan inclusiviteit en diversiteit binnen het team. Verandert de situatie in de wijk? Dan verandert ook de samenstelling van dit team.
Tools
De toolbox 'Samenwerken in de lokale energietransitie' van stichting HIER bevat allerlei hulpmiddelen voor de samenwerking in de lokale warmtetransitie.
De standaard samenwerkingsverklaring van de Participatiecoalitie geeft je een voorbeeld hoe een samenwerkingsovereenkomst tussen bewonersinitiatief te structureren.