Inloggen
3. Strategieën identificeren

Heldere afspraken over besluitvormingsproces en onderlinge afhankelijkheden

Draagt bij aan spoor:
B
Betrokken partijen:
Let op, dit knooppunt kan bestuurlijk gevoelig zijn.

Doel

Je maakt duidelijke afspraken over de manier waarop in de volgende fase keuzes worden gemaakt. Dit ter voorbereiding op de gezamenlijke besluitvorming in het projectteam en de daaropvolgende besluitvorming door de gemeente, de woningcorporatie en andere belanghebbenden.

Aanpak

Inhoud volgt

Tips

  • Benoem onderlinge afhankelijkheden. Dit voorkomt dat er frictie tussen partijen ontstaat. Bijvoorbeeld: de gekozen warmteoplossing heeft gevolgen voor de noodzakelijke aanpassingen aan de gebouwen. En omgekeerd: de aanpassingen aan gebouwen hebben gevolgen voor de keuze van de warmteoplossing. Een technische keuze heeft bijna altijd invloed op andere (technische) keuzes, en daarmee op de keuzes die andere organisaties moeten maken.
  • Bedenk wat de consequentie zijn als dit traject tot verschillende uitkomsten leidt.
  • Betrek de bestuurders van de organisaties bij elke stap in het besluitvormingsproces. Dit versterkt het gevoel van eigenaarschap en zorgt ervoor dat het keuzeproces wordt gedragen.
  • Maak inzichtelijk welke keuzes nog gemaakt moeten worden; zie ter inspiratie knooppunt Heldere afspraken over besluitvormingsproces en onderlinge afhankelijkheden (fase 4). Spreek met alle betrokkenen af wanneer en hoe deze keuzes worden gemaakt. Leg belangrijke uitgangspunten en afspraken vast op papier, bijvoorbeeld in een intentie- of projectovereenkomst.
  • Maak het besluitvormingsproces transparant. Houd daarbij rekening met andere besluitvormingsprocessen en werkzaamheden van de betrokken stakeholders. Inventariseer daarom hoe het besluitvormingsproces bij de verschillende organisaties verloopt. Op die manier ontstaat een realistische planning die door alle partijen wordt gedragen.
  • Houd er rekening mee dat het bestuur van een VvE uit vrijwilligers bestaat. Verwacht geen professioneel kennisniveau, ook niet op het gebied van verduurzaming. Ondersteun VvE's om in hun situatie de juiste keuzes te maken.
  • De gemeente is bestuurlijk verantwoordelijk voor de wijkaanpak. Daarom is het belangrijk dat zij voldoende inzicht heeft zowel in de inhoud, als in de financiën en het proces van de wijkaanpak. Anders kan zij haar rol niet optimaal uitvoeren, met als gevolg geen, slechte of te late besluitvorming.

Oproep: heb jij een voorbeeld van een intentieovereenkomst? Laat het dan weten via info@wijkkompas.nl


Uit de praktijk

Gemeente vergeet te communiceren

Een gemeente wilde snel meters maken met de aanleg van een warmtenet. Pas toen het proces was doorlopen en het politieke besluit was genomen, werden de bewoners van de betreffende buurt ingelicht over de aanleg van het warmtenet. Die bewoners kwamen onmiddellijk in verzet. Zij waren niet meegenomen in de keuzes, hun belangen waren niet meegenomen in de afwegingen. Het project werd een fiasco omdat het plan geen draagvlak had.
Gemeente vergeet te communiceren

Uit de praktijk

Pekela huurt externe projectleider in

De gemeente Pekela heeft een externe projectleider aangesteld om de wijkaanpak soepel te laten verlopen. Doordat die functionaris onpartijdig is en boven de partijen staat, verlopen gesprekken tussen partijen vaak makkelijker. De projectleider kan regels, voorwaarden of maatregelen uitleggen, zonder dat hijzelf een belang hoeft te verdedigen.
Pekela huurt externe projectleider in

Uit de praktijk

Rotterdam ondersteunt VvE’s

De gemeente Rotterdam ondersteunt Verenigingen van Eigenaren (VvE's) in de wijk Pendrecht bij de verduurzaming van hun appartementen(complexen). De VvE's krijgen ondersteuning zodat ze op tijd kunnen aansluiten bij de besluitvormingsprocessen van de gemeente, netbeheerder en warmteleverancier. Ook krijgen de VvE's hulp bij het investeren in concrete verduurzamingsmaatregelen.
Rotterdam ondersteunt VvE’s

Uit de praktijk

Procesregisseur zorgt voor soepel proces

Bij de aanleg van een warmtenet in Delft werkten maar liefst zeven partijen samen: de gemeente, vier woningcorporaties, een warmteleverancier en de ontwikkelaar van het warmtenet Netverder. Vanwege de complexiteit en de vele verschillende belangen hebben de partijen samen twee externe procesregisseurs ingehuurd. De een richtte zich meer op de inhoud, de ander meer op het proces. Vanuit hun onafhankelijke positie konden de regisseurs alle partijen makkelijker aanspreken en aan afspraken houden. Dit bevorderde de samenwerking en de voortgang van het project.
Procesregisseur zorgt voor soepel proces