Communicatiestrategie opstellen voor realisatiefase

Na dit knooppunt heb je een communicatiestrategie waarmee het voor bewoners en andere belanghebbenden duidelijk wordt hoe de realisatiefase verloopt. Ze weten welke overlast de uitvoering van het plan met zich meebrengt en kunnen zich daarop voorbereiden. Ook is het duidelijk hoe bewonerservaringen gecommuniceerd zullen worden tijdens de realisatie van het uitvoeringsplan. 

• Het projectteam zorgt voor een communicatiestrategie met een algemene en doelgroepspecifieke hoofdboodschap, mediakeuze, contentkalender, reactiemogelijkheden en follow-up.

1. Formuleer de hoofdboodschap

Als samenwerkende organisaties wil je een duidelijk verhaal uitdragen over de realisatiefase. Met een hoofdboodschap zorg je ervoor dat de aanleiding, motivatie en het einddoel van de realisatie helder zijn. Benoem daarin welke veranderingen er zullen plaatsvinden en wanneer die plaatsvinden. Geef ook aan wat voor overlast er in de woning en in de wijk kan ontstaan, zodat mensen zich daarop kunnen voorbereiden. Mensen beleven onverwachte overlast namelijk negatiever dan overlast waarop ze vooraf van afweten. 

2. Bepaal hoe je communiceert

Concretiseer wanneer en hoe vaak je communiceert (voor, tijdens of na de renovaties) en wie er akkoord moeten geven op de uitingen. Denk onder andere aan:

• Bedenk welke kanalen je gaat gebruiken om de verschillende doelgroepen te bereiken. 

• Bedenk hoe de gemeente, woningcorporatie en marktpartijen kunnen samenwerken in de communicatie. Wie is het aanspreekpunt waarover en wie treedt op als het fout gaat? 

• Het projectteam is verantwoordelijk voor de communicatie naar particulieren en professionele vastgoedeigenaren. De woningcorporatie is verantwoordelijk voor het informeren van huurders. Zorg dat de inhoud is afgestemd voor een eenduidig verhaal in de wijk - zowel de hoofdboodschap als de planning.  

• Zorg dat iedereen van de projectorganisatie - ook de uitvoerende personen op straat - de hoofdboodschap kennen.

• Bedenk welke (sociale) media je wilt inzetten, wat je daarmee wilt bereiken en hoe je dat gaat doen.

• Geef bewoners die nog niet hebben gekozen voor een renovatieconcept inzicht in de mogelijkheden.
  

3. Maak ruimte voor reacties van bewoners

Geef bewoners de mogelijkheid om vragen te stellen over de uitvoering van de woningrenovaties en een plek om klachten door te geven. Dat laat zien dat je ze serieus neemt. Goede en eerlijke communicatie geeft je de mogelijkheid om aan de slag te gaan met negatieve ervaringen die teruggekoppeld worden. Wees daarbij ook eerlijk over gemaakte fouten en hoe je die wilt oplossen. 

• Een proefwoning geeft bewoners de kans om te zien hoe een verduurzaamd huis eruit ziet en werkt. Organiseer bijvoorbeeld een bewonersavond in een proefwoning, zodat bewoners zo’n woning kunnen bekijken en vragen kunnen stellen.

• Communiceer niet uitsluitend met geschreven tekst maar ook met video en persoonlijke uitleg. 

• Uit onderzoek van TNO blijkt dat een klantgericht uitvoeringstraject sterk bijdraagt aan de positieve ervaring en beleving van bewoners. Een schakel tussen uitvoerders en bewoners blijkt daar goed bij te werken. Hierbij kan worden geleerd van het verduurzamen van huurwoningen, waar vaak een bewonersconsulent en/of wijkbegeleider wordt aangesteld die deze taak op zich neemt. Bewoners hebben behoefte aan één aanspreekpunt waar ze terecht kunnen.

• Naast communicatie vanuit een professionele partij als de gemeente, hebben bewoners baat bij het onderling uitwisselen van ervaringen. Hierdoor kunnen bewoners op andere ideeën komen, hun eigen ideeën bevestigd of ontkracht zien, of hun zorgen over of tevredenheid met een keuze met elkaar delen. 

• Communiceren over aardgasvrij begint bij goed luisteren | HIER