Het verduurzamen van een Vereniging van Eigenaren (VvE) kan zomaar meerdere jaren in beslag nemen en kan best complex zijn. Met dit artikel geven we inzicht in de financiering van de verduurzaming van VvE’s. Het artikel is bedoeld voor projectleiders bij gemeenten - zodat zij VvE’s hier beter bij kunnen ondersteunen - én voor bestuurders, beheerders en leden van VvE's. Afhankelijk van aanwezige kennis binnen de VvE, kan het verstandig zijn ondersteuning te zoeken van een financieel en/of technisch expert of procesbegeleider.
Het financieringsproces wordt hieronder toegelicht aan de hand van vijf stappen voor het verduurzamen van VvE’s:
Verkennen
Plannen maken
Contracteren
Uitvoeren
Gebruik
Voor iedere stap is een doel en aanpak beschreven, gevolgd door een aantal tips. Aan het eind van een artikel volgen een aantal handige tools.
De VvE - bestuurder/beheerder en leden - bezit voldoende informatie om te kunnen beoordelen of het voor de VvE en haar leden - in ieder geval financieel - interessant kan zijn om over te gaan op het (laten) opstellen van een concreet verduurzamingsplan.
Doe inspiratie op en verkrijg inzicht in de mogelijkheden rondom verduurzaming van de VvE. Breng scenario’s in kaart: variërend van het niet-treffen van maatregelen en bijbehorende gevolgen en kosten tot het integraal aanpakken waarmee het VvE complex energieneutraal en/of aardgasvrij kan worden gemaakt:
Bewonerswensen: wat zijn de belangrijkste wensen ten aanzien van het gebruik van de individuele woning en het gehele complex?
Technische mogelijkheden: wat kan er zoal met de hedendaagse techniek, gegeven de huidige staat van het VvE complex en wat zijn grofweg de kosten en baten die daarmee gepaard kunnen gaan?
Subsidiemogelijkheden: overzicht van bestaande (landelijke) subsidieregelingen waar de VvE gebruik van kan maken, inclusief eventuele voorwaarden waarmee rekening gehouden kan worden.
Financiële mogelijkheden: welke vormen van financiering zijn beschikbaar voor VvE als geheel c.q. de individuele bewoners en wat is de mogelijke impact op financieringslasten, servicekosten, energielasten, onderhoudskosten en woonlasten (combinatie van voorgaande)?
Kansen en plannen van buitenaf: onderzoek wat de plannen zijn van de gemeente met betrekking tot de energie-infrastructuur voor de wijk waarin het VvE complex staat. Deze zijn doorgaans vastgelegd in de Transitievisie Warmte of het warmteprogramma en/of in het Wijkuitvoeringsplan van de gemeente. Als er plannen voor de wijk zijn kan het relevant zijn te kijken hoe hier op aangesloten kan worden om zelf tijd en geld te besparen. Bijvoorbeeld onderzoek naar mogelijk alternatief voor aardgas.
Let op: Aan het eind van elke fase zal tijdens een ALV van een VvE een besluit moeten worden genomen. Aan het eind van deze eerste fase besluit de ALV bijvoorbeeld of de VvE overgaat tot het maken van een plan, het aannemen van een procesbegeleider, etc.
Onderzoek welke benodigde kennis aanwezig is binnen de VvE. Bijvoorbeeld met betrekking tot duurzaamheid, financiering en techniek. Op basis daarvan kan een inschatting worden gemaakt of deze kennis voldoende is om het traject mee te starten of dat het nodig is externe begeleiding in te huren. Wil je een procesbegeleider of andere expert in de arm nemen? Bedenk hoe je deze wil bekostigen, begrotingen zijn meestal gemaakt voor concrete maatregelen, niet voor ondersteuning.
Het aanstellen van een duurzaamheidscommissie vanuit leden van de VvE - al dan niet met deelname van een VVE-bestuurslid - kan helpen in de verdere verkenning en het uitwerken van plannen. Eventuele externe begeleiding kan in samenwerking met deze commissie de verkenning uitvoeren.
Is de VvE in bezit van verschillende typen eigenaren zoals een woningcorporatie of particuliere verhuurders? Ga dan tijdig met deze eigenaren in gesprek. Bij verduurzaming met verschillende soorten eigenaren kan je namelijk te maken krijgen met verschillen in financiële belangen, kansen en risico’s (waaronder de split-incentive bij de corporatie). Subsidieregelingen zijn ook vaak niet toegelegd op een dergelijke vorm van gemengd bezit.
Denk bij de scenarioschets op hoofdlijnen aan elementen als: wat zijn de kosten en consequenties van het verduurzamen van de VvE? Wat zijn de kosten en consequenties - bijvoorbeeld stijgende energielasten - wanneer er niet verduurzaamd wordt?
De VvE heeft een plan opgesteld waarmee de VvE verduurzaamd kan worden en er is zekerheid met betrekking tot financiering. Onderdeel van het plan is een uitvraag waarin eisen en wensen omschreven staan waarmee de VvE in fase 3 een aanbieder kan vinden.
De informatie opgehaald in fase 1 wordt aangevuld en omgezet naar een concreet verduurzamingsplan. Denk aan het verzamelen van de volgende concrete informatie:
Vertaal bewonerswensen naar functionele prestatie-eisen. Deze zijn voornamelijk belangrijk voor de uitvraag, doordat de prestatie-eisen meetbare criteria zijn waarmee een aanbieder invulling kan geven aan een wens.
Onderzoek de mogelijke samenstelling van toe te passen technieken en breng in kaart wat dit kost en dus het benodigde budget is. Hiervoor is het essentieel om vroegtijdig offertes op te vragen, zie hiervoor onderstaand in deze aanpak aanvullende toelichting.
Onderzoek de financieringscondities.
Onderzoek de consequenties voor de splitsingsakte
Bereken en geef inzicht in individuele woonlastenprojecties.
Om inzicht te krijgen in de kosten van verschillende maatregelen is het nodig om in deze fase offertes op te vragen bij verschillende aanbieders. Dit geeft namelijk inzicht in de kosten van verschillende maatregelen, wat jou als VvE inzicht geeft in de mogelijkheden. Dit geeft input voor de kaders van de uitvraag en welke eisen en wensen een plek kunnen krijgen. Denk bij het opstellen van de verkennende uitvraag aan het volgende:
Vraag integraal uit op prestaties en prestatiegaranties, maar vraag ook uit op maatregelniveau. Dat laatste geeft je inzicht in de kosten van de afzonderlijke maatregelen. Dit geeft ook inzicht in het betalingsritme en tussentijdse oplevering van afzonderlijke maatregelen.
Vraag functionele gebouwprestaties uit. Denk aan energieprestatie, netto warmtevraag, temperatuuroverschrijdingsuren, beschikbaarheid warm water. Er zijn nog relatief weinig partijen die aanbiedingen doen met functionele prestatiegaranties, maar dit geeft wel de mogelijkheid om in latere fases het werk van de uitvoerder te ‘beoordelen’. Worden afspraken en beloftes in de aanbieding nagekomen en behaald in de gebruiksfase van de woning? En wat gebeurt er als dit niet het geval is?
En: hoe je de selectie gaat doen. Bijvoorbeeld leden beoordelen, of we laten de aanbieders toelichten op een ALV.
Om het plan zo concreet mogelijk te maken is meestal informatie nodig van gemeente, financierder, eventuele subsidieverstrekker en uitvoerders. Ga hiervoor tijdig het gesprek aan.
Breng naast de business case ook de woonlastenprognose voor bewoners in kaart. Hier hechten veel bewoners waarde aan.
Kijk naar verschillende financieringsopties en kijk hoe gemengde financiering samen kan werken. Denk hierbij aan het gebruik van spaargeld of aan het verhogen van de hypotheek. Kijk ook welke rol het warmtefonds of de bank kan spelen.
Om kosten in de uitvraagfase te voorkomen is het aan te raden om op bestekniveau een offerte op te vragen.
De VvE heeft een of meerdere aanbieders (bouwer/installateur) geselecteerd en er is een contract opgesteld en getekend. De financiering voor de uitvoering is zeker gesteld met de financier(s) door middel van een getekende financieringsovereenkomst. Indien van toepassing is subsidie aangevraagd en verkregen.
Met de uitvraag in de hand kunnen er offertes op worden gevraagd. Let op: dit zijn dus andere offertes dan in stap 2. Op basis van de eerste offertes stel je een definitieve uitvraag op. Vraag meerdere offertes op zodat aanbiedingen, maatregelpakketten etc. goed vergeleken kunnen worden. De externe procesbegeleider - als die er is - kan de offertes vanuit diens expertise beoordelen voordat een beslissing wordt genomen. Ook helpt het om naar ervaringen bij jou in de buurt te kijken, prijzen zijn vaak regiogebonden.
In deze fase heeft de VvE beheerder en/of bestuurder vaak input nodig van uitvoerder(s), financier(s), gemeente en eventuele subsidieverstrekker, maar ook van de VvE beheerder en/of het VvE bestuur of zelfs individuele VvE leden. Breng dit (besluitvormings)proces op tijd in kaart.
Houd er rekening mee dat zowel de selectie van de aanbieder als de zekerstelling van de financiering samenhangt met elkaar via de overeen te komen prestatie(garantie)s, maar ook met het gekozen pakket van technische maatregelen, de eventueel benodigde vergunningen van de gemeente, de vast te leggen fasering van de uitvoering, de betalingsmomenten en betalingsvoorwaarden.
De grootste financiële onzekerheid in deze fase is gelegen in de te verwachte bouwsom. Deze is in hoge mate medebepalend voor de eerder genoemde woonlastenimpact en de vereiste aanpassing in servicekosten. Dat geldt met name bij integrale verduurzamingsaanpakken en minder bij losse maatregelen. Hoewel ook daar - zeker in de huidige marktdynamiek - veel onzekerheid ervaren wordt.
Vanaf contractering beginnen meestal de afbetalingstermijnen van de VvE naar de financierder. Bewoners genieten echter pas van verlaging in energiekosten na de afronding van de uitvoering. Maak daarom afspraken in de te maken overeenkomsten over de verdeling van risico’s, verantwoordelijkheden en consequenties in het geval als er toch vertraging in uitvoering optreedt. Stel de eisen die financierders en/of subsidieverleners stellen aan de overeenkomst met de uitvoerder(s) daarbij als minimum.
Het pakket van verduurzamingsmaatregelen is uitgevoerd. Er zijn oplevertoetsen gedaan, de laatste betaling is naar de uitvoerder overgemaakt en de laatste subsidie is volledig uitgekeerd. Bewoners van de VvE kunnen van de nieuwe (gegarandeerde) woningprestaties gaan genieten.
In deze fase staat de kwaliteitsborging centraal, bijvoorbeeld aan de hand van tussentijdse toetsing op deelprestaties, en wordt het beschikbare investeringsbudget in delen uitbetaald aan de uitvoerder(s). De kwaliteitsborging is van essentieel belang om gevolgen van niet volledig succesvolle afronding voor de VvE en haar leden beheersbaar te krijgen. Bijvoorbeeld in geval van tussentijds faillissement van de uitvoerder. Niet in de laatste plaats omdat bijvoorbeeld - een deel van de - toegezegde subsidies teruggevorderd kunnen worden, bij achterblijvende prestaties van de verduurzaming en hogere energielasten het gevolg kunnen zijn van tegenvallende prestaties. Ook de gemeente speelt in deze stap een rol als het gaat om de toetsing van het gerealiseerde aan de vergunningsvereisten, los van eventuele lokale subsidies.
De betrokkenheid van de financierder beperkt zich in deze fase meestal tot de afhandeling van betalingen vanuit het bouwdepot op basis van aangeleverde facturen. Controle op geleverde prestaties worden daarbij niet gedaan. Na deze fase is ook geen verdere betrokkenheid anders dan de inning van de aflossing en rente.
In deze stap is - zeker bij integrale verduurzamingsaanpakken - behoefte aan juridische ondersteuning voor contract aspecten zoals garanties, wijze van kwaliteitsborging, tussentijdse toetsmomenten en sancties. Met name rond prestatiegaranties wordt een gebrek ervaren aan beschikbare instrumenten, maar ook aan bouwpartijen die daarmee (bereid zijn te) werken.
De werkelijke prestaties van de woning komen soms pas een paar maanden na de oplevering aan het licht. Afhankelijk van de gegeven prestatiegaranties kan het verstandig zijn om hier met de timing van de laatste betaling rekening mee te houden.
Als een aanbieder is geselecteerd op basis van enkelvoudige maatregelen en er pas in deze fase een integraal verduurzamingsplan wordt opgesteld, rekenen sommige aanbieders, afhankelijk van het ambitieniveau, hier tot €1000,- per appartement voor. Zorg dat hier vroegtijdig afspraken over worden gemaakt.
Bewoners ervaren de nieuwe woningprestaties en bijbehorende nieuwe woonlasten. Mee- of tegenvallende prestaties kunnen, mits goed vastgelegd in het contract, doorvertaald worden naar eventuele vervolgactiviteiten door de uitvoerder. Bewoners krijgen inzicht in de invloed van hun eigen gedrag op de prestaties en leren het maximale te halen uit het gebouw en haar installaties.
Een goed onderhoudsprotocol - mogelijk vastgelegd in een onderhoudscontract - en monitoringssysteem leggen het verloop en de belangrijkste prestaties van de woning vast. Dit wordt teruggekoppeld aan de bewoners.
Als het goed is, eindigt deze fase pas aan het eind van de technische levensduur van het pakket van getroffen maatregelen, wat kan overeenkomen met de vastgelegde garantieperiode. Deze is overigens in standaardcontracten vaak aanzienlijk korter dan de technische levensduur. Voor de financierder eindigt deze fase aan het eind van de overeengekomen aflossingsperiode. Deze is in de regel korter dan de technische levensduur van de getroffen maatregelen.
In deze fase heeft zeker het VVE-bestuur behoefte aan terugkoppeling van de gebruikerservaring van de bewoners (die overigens niet altijd teruggekoppeld aan het bestuur), bijvoorbeeld over het nieuwe energiegebruik.
Maak gebruik van de beschikbare tips en tools op de website ‘Zet je VvE op groen’ van TNO.
Doe voor stap 1 Verkennen en stap 2 Voorbereiden inspiratie op bij de online VvE-energiebalie van Nieuwe Energie in Limburg.
Maak gebruik van deze verzameling van VvE-toolsvan VvE Belang voor houvast met betrekking tot proces, techniek en financiën. Je vindt er bijvoorbeeld informatie over subsidies en energiescans.
Bekijk de lijst van energiebesparende maatregelen voor VvE’svan het Warmtefonds voor inzicht in de verschillende technische oplossingen.
Gebruik de energiesubsidiewijzer van verbeterjehuis.nl om te checken of je VvE in aanmerking kan komen voor een lening of subsidie in jouw gemeente.
Gebruik de Woonlasten Impacttool van Stroomversnelling om te beoordelen of een set maatregelen, waarmee de energieprestatie van een individuele woning wordt verbeterd, positief (verlagend) of negatief (verhogend) zal doorwerken op de woonlasten.
Download de financiële quickscan NOM van Stroomversnelling en Platform31 om inzicht te krijgen in de werking van een VvE en in de geldstromen binnen de VvE en hoe deze worden beïnvloed door bepaalde keuzes.
Met de VvE campagnebox van VvE Belang kan je aan de hand van de ambities en mogelijkheden voor de verduurzaming van jouw VvE-complex passende vervolgstappen concretiseren.
Het overzicht maatwerk adviseurs van beroepsvereniging FedEC helpt je om een adviseur te vinden bij jou in de buurt.
Het Energieloket kan helpen je vragen te beantwoorden. Vind een energieloket bij jou in de buurt.
Download het Analysemodel van energielinqom alle relevante huidige en nieuwe financiële parameters bij een renovatie van een VVE-complex te bepalen.
Gebruik het Stappenplan voor de VvE energiebespaarlening van het Warmtefonds voor inzicht in het subsidieproces.
Gebruik de handreiking financieringsaanvraagvan Stroomversnelling als leidraad om een financieel plan op te stellen.
Download de voorbeeldteksten van het Warmtefondsvoor de voorbereiding van de besluitvormende vergadering voor instemming van de VvE.
Maak gebruik van de subsidie- en financieringswijzer van RVO om een beter beeld te krijgen van de bestaande subsidieregelingen.
Maak gebruik van de website ‘Slimme Meter Portal’. Hier kan iedere bewoner van het VvE complex de eigen energieverbruik gegevens inzien na het aanmaken van een persoonlijk (gratis) account.